El día de la visita
Imagen de la credencial
- Entró
- 09:12, caseta norte
- Salió
- 11:05, caseta sur
- Visitó
- Biblioteca central
El número de «adentro» se pudre.
Los guardias olvidan registrar salidas. No es un error raro: pasa todos los días, y más cuando la gente entra por una caseta y sale por otra.
Con bitácora de papel, el número nunca existió. Con un sistema que cierra solo las visitas a medianoche, se ve limpio y deja de ser verdad.
El día de una evacuación, un tablero que dice 43 cuando adentro hay 12 manda a buscar a 31 personas que ya no están.
Ejemplo ilustrativo. El conteo cubre a las visitas y proveedores que pasan por la caseta.
Un turno, dos superficies.
Así se ve un día con Lupa, en la caseta y en el panel. Las dos trabajan sobre el mismo registro.
La caseta
App Android en tableta, en modo kiosco. La usan guardias y supervisores en cada punto de acceso y en el recorrido.
El panel
Panel web en el navegador. Lo usa tu jefatura de seguridad para el tablero, los listados, los reportes y la configuración.
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En la caseta
Llega una visita con su INE
El guardia escanea la credencial y el formulario se llena solo. Todo campo autocompletado se puede corregir, y si el escaneo no lee, se teclea y se sigue: hay una fila esperando.
Método de captura
- Código del reverso usado
- Texto del frente
- A mano
Queda registrado cuál se usó, para saber si el escáner de verdad ayuda.
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En el recorrido
Un hallazgo donde no hay señal
Una fuga en un baño del edificio B. El guardia elige el tipo, la ubicación (edificio, zona, detalle) y toma la foto. Sin red, la tableta lo guarda en su cola y lo envía cuando vuelve la señal. Reenviar nunca duplica, y la pantalla siempre dice cuántos registros faltan por enviar.
- Hallazgo, Edificio B, baños planta bajaSin enviar
- Foto 1 de 2Sin enviar
- Foto 2 de 2Sin enviar
3 sin enviar
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En el correo de quien debe atenderlo
El aviso llega solo a quien le toca
Cada tipo de hallazgo tiene un responsable. Lupa busca la regla más específica y manda el correo con foto, ubicación y hora. Se marca como notificado solo cuando el envío se confirma; si falla, se reintenta y queda visible en el panel. Si ninguna regla aplica, se avisa a la jefatura.
- Mantenimiento en Edificio B, baños planta bajaSin regla
- Mantenimiento en Edificio BJefe de mantenimiento, edificio B
- Mantenimiento, cualquier lugarNo hizo falta
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En otra caseta
Entró por la norte, sale por la sur
Todas las casetas comparten la presencia en vivo, así que la salida se registra donde la persona sale. Si dos casetas registran la misma salida a la vez, la primera gana y la segunda recibe aviso.
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En la caseta
Una mochila olvidada en la biblioteca
Entra a resguardo con un folio que se puede dictar por teléfono. Cuando alguien la reclama, queda registrado a quién se entregó, con qué identificación, quién la entregó y cuándo. La paquetería que llega a la caseta se registra igual.
OP-2026-0051
Mochila azul
Biblioteca, planta alta
En resguardo
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En el panel
Una visita deja de ser creíble
Un proveedor con salida estimada a las 12:30 sigue abierto. Al pasar el umbral que tú configuras por tipo de visita, pasa a incierta: sale del conteo de «adentro», no se borra y entra a la bandeja «Por resolver».
Incierta
Proveedor de mantenimiento
Salida estimada 12:30. Sin salida registrada a las 17:30.
Fuera del conteo
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Al cierre de turno
Nada se cierra sin un motivo
El supervisor revisa la bandeja. Una visita incierta solo se cierra con un motivo escrito por una persona, y el motivo queda guardado con la visita.
Salió por la caseta sur sin registro. Lo confirmó por teléfono la persona a la que visitaba.
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En el panel
La jefatura lee el día
Reportes de objetos perdidos por ubicación, hallazgos por ubicación y tipo, y visitantes por período, exportables. Y uno de calidad del dato: cuántas visitas se cerraron con salida registrada y cuántas terminaron inciertas. Si las inciertas crecen, el problema es operativo, y se ve.
Objetos perdidos por ubicación, últimos 30 días - Biblioteca
- 14
- Cafetería
- 9
- Gimnasio
- 6
- Auditorio
- 3
Datos ilustrativos
Regla #1 de Lupa
El sistema nunca afirma una presencia que no puede sostener.
Nunca inventa una salida que nadie registró.
Nunca sostiene en silencio una presencia que dejó de ser creíble.
Junto al total de «adentro» muestra siempre cuántas visitas están inciertas.
Por eso no cierra visitas viejas para que el número se vea limpio, ni deduce una salida a partir de la hora estimada.
Cada quien ve lo que le toca.
Cuatro roles. Toca uno para leer su columna.
| Registrar entradas y salidas | Sí | Sí | No | No |
|---|---|---|---|---|
| Ver quién está adentro | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Registrar hallazgos, objetos perdidos y paquetería | Sí | Sí | No | No |
| Resolver visitas inciertas | No | Sí | Sí | Sí |
| Ver reportes | No | Sí | Sí | Sí |
| Ver la imagen de una identificación | Solo la del registro que atiende | Sí, con auditoría | Sí, con auditoría | Sí, con auditoría |
| Configurar ubicaciones y responsables | No | No | Sí | Sí |
| Gestionar usuarios y tabletas | No | No | Sí | Sí |
| Ver la bitácora de auditoría | No | No | Sí | Sí |
En una instalación chica, el admin y el jefe de seguridad pueden ser la misma persona.
Una credencial oficial es un dato delicado. Se trata como tal.
Cuando vence el plazo
Imagen eliminada por retención
- Entró
- 09:12, caseta norte
- Salió
- 11:05, caseta sur
- Visitó
- Biblioteca central
La imagen se borra sola; el registro de la visita se conserva. Datos ilustrativos.
- La lectura ocurre en la tableta. La credencial no se manda a ningún servicio externo para reconocerla.
- Se guarda en privado. Almacenamiento privado y cifrado, abierto solo con enlaces que caducan en poco tiempo.
- Sirve para una sola cosa. La imagen es para el control de acceso: nunca sale en reportes, exportaciones ni correos.
- Cada vistazo queda anotado. El guardia solo ve la del registro que atiende. Supervisión y jefatura pueden abrirlas, y cada vez queda en la bitácora de auditoría.
- Se borra a tiempo. La imagen se elimina sola al vencer el plazo que define tu responsable de datos personales.
- Aviso y derechos ARCO. El aviso de privacidad aparece en pantalla al capturar, y el panel permite localizar y eliminar los datos de una persona.
El plazo de retención y el texto del aviso de privacidad los define tu institución.
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